电子表格管理优劣分析

发布时间：2022-04-29丨点击量：947

电子表格管理优劣分析

几十个老帐算先生，各自拿出一个算盘，如临大敌。一声令下，他们便开始霹雳啪啦地拨拉着算珠，几个回合下来，当各自报出的最终结果终于一致时，方才长吁一口气。这是电视剧《胡雪岩》中的场景。

现在是二十一世纪，传统的纯手工管理模式已逐渐退出了历史舞台，淡出了我们的视野。最起码，我们也要用上电子表格化管理。你只需要一台电脑，上不上网都没有关系。 常用的工具是Excel或WPS。

优势分析

相比纸质笔记本，电子表格的功能实在要强大太多。直观，易上手，是电子表格最大的特点。可以直接创建文件、录入、撤消、修改、填充、删除，可快速查询，可以设置公式，可以插入图片、图形等等等等。对于有一定基础的使用者来说，求和求平均条件等函数使用的麻溜溜的，更厉害的还可通过VBA编程，实现一些较为复杂的功能。

劣势分析

多而杂

随时一段时间的数据积累，你的电脑里就会出现一大堆的电子表格：公司的， 个人的；工厂的，外发的；工人的，文员的，部门的，整个公司的；金料的，石料的； 结存的，员工产量的、盘点对帐的、工资核算的、报关的、应付检查的……

管理混乱

电子表格的管理，大多以文件夹+电子表格+网络共享的形式工作。电子表格基于实际需要而建立，大多没有统一规则的格式及命名，不同人在不同时间创建了一堆各具用途的电子表格。它们可能名称一样，但内容千差万别；它们也可能名称不一样，但内容几乎一致。这就给我们的管理人员带来很多不必要的麻烦。

时效慢

如果你要查某一个文件，可能要经过多台电脑，问过好几个人，然后进入多层路径，最终才可能顺利地找到你要的文件。即便你顺利找到了想要的文件，当你打开时，如果文件太大，可能在你打开、保存时也要等上相当长的时间。

权限控制难

对于共享电子表格来说，一次只能允许一个用户进行编辑管理，其他的用户只能查看。你是否有遇到过，明明记得刚改过的资料，当你再一次打开文件时，却发现数据全变了，有时甚至连文件都找不到了。

数据不太安全

由于电子表格只是一种较普通格式的数据文件。它可能被人为移走、修改甚至是删除，也可能因电脑故障导致文件损坏，或者是受病毒感染导致文件丢失，都将导致不可挽回的损失。